UBO-Register in den Niederlanden

Am 27. September 2020 ist das Transparenzregister für Unternehmen in den Niederlanden, das sogenannte UBO-Register (UBO = Ultimate Beneficial Owner) für Unternehmen und andere juristische Personen in Kraft getreten. Das UBO-Register in den Niederlanden ist basiert auf die Vierte EU-Geldwäscherichtlinie und ist Teil des niederländischen Handelsregisters. Unsere deutschen Anwälte in den Niederlanden helfen Ihnen gerne weiter.

UBO-Register (Transparenzregister) in den Niederlanden

Im niederländischen UBO-Register (Transparenzregister) werden natürliche Personen erfasst, die mit einem direkten oder indirekten Anteil von mindestens 25% an einer Gesellschaft oder einer juristischen Person beteiligt sind. Wenn keine solche Person erfasst werden kann, muss stattdessen ein sogenannter wirtschaftlicher Pseudo-Berechtigter angegeben werden, z.B. die Geschäftsführung der Gesellschaft.

Wenn neu gegründete Unternehmen in das Handelsregister eingetragen werden, müssen die wirtschaftlich Berechtigten (UBOs) dieser Unternehmen in das UBO-Register in den Niederlanden eingetragen werden. Bestehende Unternehmen haben noch 18 Monate Zeit, um ihre UBOs zu registrieren, d.h. bis zum 27. März 2022.

Transparenzregister: welche Unternehmen sind zur Registrierung von UBOs verpflichtet?

Die folgenden in den Niederlanden ansässigen Unternehmen sind verpflichtet, UBO-Informationen zu registrieren:

• BVs und NVs, mit Ausnahme von
• börsennotierten Unternehmen, die Offenlegungsanforderungen gemäß der Europäischen Transparenzrichtlinie oder vergleichbaren internationalen Standards unterliegen, und
• direkten und indirekten 100%igen Tochtergesellschaften dieser börsennotierten Unternehmen;
• Stiftungen, Vereine, Genossenschaften und Gegenseitigkeitsgesellschaften;
• Personengesellschaften, Kommanditgesellschaften (CVs), Offene Handelsgesellschaften (FCs), Europäische Wirtschaftliche Interessenvereinigungen (EWIVs) und Schifffahrtsgesellschaften; und
• Europäische Aktiengesellschaften (SEs) und Europäische Genossenschaften (SCE) mit Sitz in den Niederlanden.

Wer ist in den Niederlanden der wirtschaftlich Berechtigte / UBO?

Die folgenden Kategorien von natürlichen Personen sind in jedem Fall den Niederlanden der wirtschaftlich Berechtigte / UBO.

BV, NV, SE und SCE in den Niederlanden:

Für eine BV, NV, SE und SCE sind die natürlichen Personen die UBO‘s, die schlussendlich Eigentümer des Unternehmens sind bzw. dieses kontrollieren durch:

• direkt oder indirekt mehr als 25% der Anteile mit Stimmrechten oder Eigentum an der Gesellschaft zu halten; oder
• andere Mittel, z.B. die De-facto-Kontrolle oder das Recht, die Mehrheit der Mitglieder des Verwaltungsrates zu ernennen oder abzuberufen.

Stiftung, Vereinigung, Genossenschaft:

Bei einer Stiftung, Vereinigung, Genossenschaft sind die natürlichen Personen die UBO‘s, die die schlussendlichen Eigentümer der juristischen Person sind bzw. diese kontrollieren durch:

• direkt oder indirekt mehr als 25% der Eigentumsbeteiligung hält in der juristischen Person;
• direkt oder indirekt mehr als 25% der Stimmen ausüben können bei der Entscheidung über Satzungsänderungen; oder
• die Fähigkeit zu haben, eine wirksame Kontrolle über die juristische Person auszuüben.

Partnerschaft (Partnerschaft, CV, VOF), EWIV und Reederei:

Bei einer Partnerschaft (Partnerschaft, CV, VOF), EWIV und Reederei sind die natürlichen Personen die UBO‘s, die die schlussendlichen Eigentümer der juristischen Person sind bzw. diese kontrollieren durch:

(i) direkt oder indirekt mehr als 25% Eigentumsbeteiligung an der Entität zu halten;

(ii) direkt oder indirekt bei der Entscheidung über – kurz gesagt – die Änderung der grundlegenden Vereinbarungen der Zusammenarbeit (Partnerschaftsvertrag etc.) mehr als 25% der Stimmrechte ausüben zu können; oder

(iii) die Fähigkeit zu haben, eine wirksame Kontrolle über das Unternehmen auszuüben.

Der Ausgangspunkt ist, dass immer eine natürliche Person als UBO registriert wird. Wenn kein „echter“ UBO auf der Grundlage von Kontrolle/Eigentumsbeteiligung festgestellt werden kann oder, wenn Zweifel bestehen, ob eine Person tatsächlich ein UBO ist,

müssen juristische Personen ihre satzungsmäßigen Direktoren / Geschäftsführer und Personengesellschaften ihre Kommanditisten / Partner als UBOs registrieren lassen.

In diesem Fall wird von einem „Pseudo“-UBO gesprochen, der auch eine natürliche Person sein muss. Falls eine juristische Person der Geschäftsführer, Kommanditist oder Partner ist, wird jede natürliche Person, die Geschäftsführer dieser juristischen Person ist, als Pseudo-UBO registriert.

Welche Informationen des UBO‘s müssen registriert werden?

Die folgenden Informationen des UBO‘s müssen im UBO-Register registriert werden:

• Name;
• Geburtsmonat, Geburtsjahr, Land des Wohnsitzes und Staatsangehörigkeit;
• Art und Umfang der von der UBO gehaltenen wirtschaftlichen Beteiligung (dies bezieht sich nur auf Anteile, Stimmrechte oder Eigentumsanteile in Bandbreiten von 25%);
• Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland und Wohnadresse;
• BSN / Ausländische Steueridentifikationsnummer (TIN);
• Kopien von Dokumenten, auf deren Grundlage die oben genannten persönlichen Daten überprüft wurden (z.B. Kopie des Reisepasses); und
• Kopien von Dokumenten, aus denen Art und Umfang der wirtschaftlichen Beteiligung des UBO hervorgehen (aus diesem zur Einsichtnahme veröffentlichten Ausführungserlass geht hervor, dass dazu Kopien von Aktionärsregistern, Registern der Hinterlegungsscheininhaber, Mitgliederregistern, Statuten, Gründungsurkunden, Gesellschaftsverträgen und Organigrammen gehören).

Die Informationen unter i bis iii sind öffentlich zugänglich. Die anderen Informationen sind derzeit nur der Financial Intelligence Unit und bestimmten zuständigen Behörden wie der DNB, der AFM, der Staatsanwaltschaft und der nationalen Polizei zugänglich. Es besteht die Chance, dass in Zukunft auch so genannte „Gatekeeper“ (z.B. Banken und Notare) Zugang zu (einem Teil der) anderen Informationen im UBO-Register haben werden. Wir erwarten, dass dies bei der weiteren Besprechung der Pläne der Bekämpfung von Geldwäsche berücksichtigt wird.

Datenschutz in den Niederlanden und das UBO-Register

In einigen Fällen kann aus Datenschutz-Gründen ein Teil der öffentlichen Daten vor dem öffentlichen Zugriff geschützt werden. Dies betrifft den Namen, den Monat, das Geburtsjahr, den Wohnsitz und die Staatsangehörigkeit eines UBO, der minderjährig oder rechts-, geschäfts- und/oder handlungsunfähig ist oder, der auf einer Liste von Personen steht, die von der Regierung geschützt werden. UBOs, die erwarten, dass die Offenlegung ihrer Daten im UBO-Register ein unverhältnismäßig hohes Risiko darstellt, können sich bei der Polizei oder der Staatsanwaltschaft melden. Die Behörden werden von Fall zu Fall beurteilen, ob eine solche (denkbare) Bedrohung besteht, dass ein Schutz durch die Behörden notwendig ist. Wir erwarten, dass in diesem Fall eine hohe Beweisschwelle für UBOs gelten wird. Die Art und der Umfang der wirtschaftlichen Beteiligung eines UBO kann nicht geschützt werden. Diejenigen, die Informationen aus dem UBO-Register erfragen, sind verpflichtet, sich zu registrieren und zu identifizieren. Zudem wird eine Gebühr für die Einsichtnahme verlangt. UBOs können Einsicht in die Anzahl der Fälle erhalten, in denen ihre Daten an Dritte weitergegeben wurden.

UBO-Register und zusätzliche Verpflichtungen und Sanktionen in den Niederlanden

Neben der Registrierung von UBO-Informationen im Handelsregister, bestehen für Unternehmen die zusätzlichen Verpflichtungen, ausreichende, genaue und aktuelle Informationen über ihre UBOs einzuholen und zu aktualisieren. UBOs sind verpflichtet, alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen kann z. B. zu einem Bußgeld in Höhe von EUR 21.750 € und/oder einem Zwangsgeld führen. Bei schwereren Vergehen wie z.B. einer Nichteinhaltung in Verbindung mit einer Fälschung von Dokumenten sogar zu einer strafrechtlichen Verfolgung, die z. B. mit Gefängnis, gemeinnützige Arbeit oder einer Geldstrafe in Höhe von 21.750 € geahndet wird.  Stiftungen unterliegen einer zusätzlichen Verpflichtung zur Führung eines internen Registers über die Ausschüttung von Geldern.

Was bedeutet die Einführung des niederländischen Transparenzregisters für Sie?

Die Einführung des niederländischen Transparenzregisters bedeutet für Sie konkret:

• Unternehmen, die noch nicht über alle UBO-Informationen verfügen, sollten diese kurzfristig zusammenzustellen und auf dem neuesten Stand zu halten. Obwohl bestehende Unternehmen ihre UBOs innerhalb von 18 Monaten nach Inkrafttreten des Gesetzes registrieren lassen müssen, sind neu gegründete Unternehmen verpflichtet, dies bei der ersten Eintragung ins niederländische Handelsregister zu tun.
• Börsennotierte Unternehmen und ihre direkten und indirekten hundertprozentigen Tochtergesellschaften sind von der Pflicht zur Registrierung ihrer UBOs befreit, aber Unternehmen, die sich nicht zu 100 % in ihrem Besitz befinden (z.B. Joint Ventures), sind dazu verpflichtet.
• UBOs, die um ihre Sicherheit/Privatsphäre besorgt sind, können in Erwägung ziehen, Maßnahmen zu ergreifen, z.B. einen Antrag bei der Staatsanwaltschaft oder der Polizei zu stellen, um auf eine Liste der gesicherten Personen gesetzt zu werden. Wenn diesem Antrag stattgegeben wird, kann bei der Handelskammer ein Antrag auf Sperrung des Zugangs zu den Informationen gestellt werden.
• Für minderjährige UBOs bzw. UBOs, die nicht in der Lage sind, Rechtshandlungen vorzunehmen, und für UBOs, die bereits auf einer Liste von gesicherten Personen stehen, kann nach Inkrafttreten des Gesetzes bei der Handelskammer ein Antrag auf Sperrung des Zugangs zu den registrierten Informationen gestellt werden.

Anwalt spezialisiert auf das UBO-Register in den Niederlanden

Das deutschsprachige Team von niederländischen Anwälten von MAAK Advocaten berät Sie gerne auf Deutsch zum Gesellschaftsrecht in den Niederlanden. Unsere deutschsprachigen Anwälte sind darauf spezialisiert, bestehende Unternehmen zu beraten und zu vertreten bzw. Neugründungen zu begleiten. Die deutschsprachigen Fachanwälte von MAAK Advocaten in Amsterdam unterstützen Sie gerne!

Haben Sie Fragen zum niederländischen Gesellschaftsrecht oder benötigen Sie in Holland spezifische anwaltliche Beratung über das neue Transparenzregister? Unsere erfahrenen deutschsprachigen Fachanwälte in Holland helfen Ihnen gerne weiter.

Niederländische, deutschsprachige Fachanwälte in Amsterdam | Kontaktdaten

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